13 ) HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG WORKFLOW (QUY TRÌNH CÔNG VIỆC)

Khuyến khích sử dụng phiên bản Tiếng Anh

Workflow (Quy trình công việc) là một module cho phép người dùng tạo các quy trình công việc một cách tùy biến. Sử dụng workflow để kích hoạt các hành động khác nhau dựa trên các điều kiện từ module được chọn.

Tạo quy trình công việc

Bước 1: Bạn có thể tạo quy trình công việc bằng cách chọn "Tất cả" trên giao diện chính, sau đó chọn "Quy trình công việc".

Bước 2: Nhấp vào nút "Tạo WorkFlow" trên thanh bên để bắt đầu tạo quy trình công việc.

Bước 3: Nhập các thông tin cho quy trình công việc cần tạo

Name (Tên): Tên của quy trình làm việc mà bạn muốn tạo.

Assigned to (Chỉ định cho): Người dùng được chỉ định của quy trình Workflow, mặc định là người tạo workflow.

WorkFlow Module: Danh sách thả xuống gồm tất cả các module được tìm thấy trong hệ thống. Đây là module mà quy trình công việc đang chạy.

Status (Trạng thái): Có 2 trạng thái "Đang hoạt động" hoặc "Không hoạt động". Chỉ các quy trình đang hoạt động mới chạy, vì vậy bạn có thể sử dụng trường này để hủy kích hoạt một quy trình làm việc mà không phải xóa nó.

Run (Chạy): Điều này kiểm soát cách quy trình làm việc được kích hoạt.

• Only On Save (Chỉ lưu trữ): Quy trình công việc sẽ chạy ngay lập tức sau khi bạn nhấn "Lưu" bản ghi được chỉ định.

• Only In The Scheduler (Chỉ có ở trình lập lịch biểu): Quy trình công việc sẽ được bắt đầu theo lịch trình được tạo, bị hạn chế bởi thuộc tính Run On và bởi các điều kiện của quy trình công việc.

• Always (Luôn luôn): Quy trình công việc sẽ chạy trên cả hai tình huống Only On Save và Only In The Scheduler.

Run On (Chạy trên): Điều này chỉ định việc lựa chọn các bản ghi mà workflow sẽ được thực thi.

• New Records (Hồ sơ mới): Quy trình công việc sẽ chỉ chạy cho các hồ sơ mới được tạo.

• Modified Records (Hồ sơ đã sửa đổi): Quy trình công việc sẽ chỉ chạy cho các hồ sơ đã được tạo và đang được thay đổi.

• All Records (Tất cả hồ sơ):

  • Đối với Only On Save, quy trình công việc sẽ chạy cho cả hồ sơ mới và hồ sơ đã sửa đổi.

  • Đối với Only In The Scheduler, quy trình công việc sẽ đi qua mọi hồ sơ trong module, ngay cả những hồ sơ cũ chưa được thay đổi.

Khi cài đặt Only In The Scheduler, hãy cân nhắc rằng chúng có thể gây ra các thao tác rất dài nếu module của bạn có nhiều hồ sơ. Các hoạt động này sẽ chạy ở chế độ nền, nhưng sẽ vẫn tiêu tốn tài nguyên máy chủ, vì vậy, bạn nên chạy chúng sau giờ làm việc.

Repeated Runs (Chạy lặp lại): Cho phép bạn kiểm soát các tác vụ quy trình công việc.

• Uncheck: Quy trình công việc sẽ bị chặn chạy đối với hồ sơ đã được chạy trước đó.

• Check: Quy trình công việc sẽ chạy đối với mọi hồ sơ, bất kể hồ sơ đó đã được chạy trước đó hay chưa.

Cần xem xét khi check, liệu có đủ hạn chế để điều này không tạo ra các lần chạy quá mức hay không.

Description (Mô tả): Mô tả về quy trình, mục tiêu dự định của quy trình và các ghi chú khác để làm rõ nội dung của Quy trình làm việc được tạo.

Conditions (Điều kiện)

Thêm điều kiện

Sau khi thiết lập, bạn có thể thêm các điều kiện vào quy trình công việc bằng cách sử dụng bảng "CONDITIONS". Điều này cho phép bạn chỉ định tiêu chí hạn chế, chỉ những hồ sơ phù hợp với tất cả các điều kiện này mới bị ảnh hưởng bởi Action (hành động) của Quy trình làm việc.

Để thêm dòng điều kiện, bạn phải nhấp vào .

Bạn phải thiết lập các thông tin của quy trình công việc của mình trên bảng BASIC trước khi thêm dòng điều kiện.

Bạn có thể thêm nhiều dòng điều kiện. Để thêm một điều kiện khác bạn nhấp vào "ADD CONDITIONS".

Field và Operator (Trường và Nhà điều hành)

Field (trường) là danh sách thả xuống sẽ hiện thị tất cả các trường có trong module quy trình làm việc.

Field được chọn sẽ xác định các tùy chọn có sẵn cho Operator và Type. Nếu loại field không phải là số hoặc ngày thì các operator khả dụng sẽ là "Equal To" hoặc "Not Equal To". Đối với các Field số và ngày, bạn có thể chọn từ các toán tử logic bổ sung.

Type (Loại điều kiện)

Bạn có thể chỉ định quy trình công việc để kích hoạt trên các loại điều kiện khác nhau.

• Value (Giá trị): được sử dụng để so sánh trực tiếp Field với một giá trị. Loại giá trị được cung cấp là động đối với loại trường của Field được chọn. Ví dụ: nếu loại trường là danh sách thả xuống thì loại trường giá trị sẽ là cùng một danh sách thả xuống.

• Field (Trường): được sử dụng để thực hiện một quy trình công việc khi một trường được so sánh với một trường khác trong bản ghi.

• Any Change (Bất kỳ thay đổi): Điều này có thể được chọn nếu Trường là một danh sách thả xuống/nhiều lựa chọn. Điều này cho phép người dùng chỉ định nhiều giá trị để thực hiện quy trình công việc từ đó.

• Date (Ngày giờ): cho phép bạn chỉ định bản ghi sẽ được chọn cho Quy trình công việc sau/trước một khoảng thời gian từ trường ngày khác hoặc 'Now'. Ví dụ: khi ngày bắt đầu cuộc gọi là "Now + 10 minutes". Điều này chỉ có thể được sử dụng khi Field là trường ngày. Lượng thời gian trước hoặc sau ngày có thể được chỉ định bằng Phút, Giờ, Ngày, Tuần hoặc Tháng.

Xóa điều kiện

Bạn có thể xóa dòng điều kiện bằng cách nhấp vào ở phía bên trái của điều kiện.

Action (Hành động)

Thêm hành động

Hành động chỉ định những sự kiện nào sẽ xảy ra khi các điều kiện đã được đáp ứng. Bạn có thể thêm một hành động bằng cách nhấp vào nút .

Từ dòng hành động, bạn có thể chọn hành động tại "Select Action" và đặt tên cho nó. Các hành động có sẵn như: tạo hồ sơ, sửa hồ sơ, gửi email,...Bạn có thể chỉ định số lượng hành động không giới hạn cho từng quy trình công việc.

Create Record (Tạo hồ sơ)

Nếu bạn chọn "Create Record", bạn sẽ được nhắc chọn loại hồ sơ.

Sau khi được chọn, bạn có thể thêm các trường hoặc mối quan hệ vào hồ sơ này bằng các nút "ADD FIELD" và "ADD RELATIONSHIP.

Khi thêm trường, danh sách thả xuống đầu tiên sẽ hiển thị tất cả các trường của module đó để bạn lựa chọn.

Trình đơn thả xuống thứ hai cho phép bạn chỉ định cách lấy giá trị cho trường đó. Đối với hầu hết các trường hợp, các tùy chọn như sau:

• Value (Giá trị): Cho phép bạn nhập giá trị trực tiếp bằng cách sử dụng cùng loại trường với trường đã chọn.

• Field (Trường): Sẽ làm cho trường có cùng giá trị với trường được tìm thấy trong module quy trình làm việc.

• Date (Ngày giờ): Chỉ có thể chọn nếu trường là trường ngày. Điều này sẽ cho phép bạn chỉ định giá trị dưới dạng khoảng thời gian sau/trước trường ngày khác hoặc 'Now'.

Việc chọn trường "Assigned to" (Chỉ định cho) cũng cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn. Ngoài giá trị về trường, bạn có thể chỉ định người dùng bằng cách:

• Round Robin (Vòng tròn Robin): Thao tác này sẽ chọn lần lượt từng người dùng.

• Least Busy (Ít bận rộn): sẽ chọn người dùng với số lượng hồ sơ ít nhất.

• Random (Ngẫu nhiên): sẽ chọn một người dùng ngẫu nhiên.

Đối với mỗi tùy chọn trên, bạn có thể chọn tất cả người dùng hoặc người dùng từ một vai trò cụ thể. Nếu bạn đã cài đặt module SecuritySuite, bạn có thể chọn từ tất cả người dùng từ một Nhóm bảo mật cụ thể hoặc tất cả người dùng từ một nhóm bảo mật cụ thể với một vai trò cụ thể.

Khi thêm các mối quan hệ, bạn phải chọn module liên quan từ danh sách thả xuống, sau đó chọn hồ sơ mà có liên quan đến hồ sơ mới.

Bạn phải chọn module liên quan bằng cách sử dụng nút mũi tên

Modify Record (Sửa hồ sơ)

Điều này cung cấp chức năng tương tự như Tạo hồ sơ nhưng thay vì tạo hồ sơ mới, bạn đang sửa đổi hồ sơ đáp ứng các điều kiện của quy trình công việc. Với hành động này, bạn có thể sửa đổi bất kỳ trường nào được tìm thấy trong hồ sơ hoặc bạn có thể thêm mối quan hệ vào một hồ sơ khác. Sửa hồ sơ được hoàn thành theo cách tương tự như "Tạo hồ sơ" ngoại trừ việc bạn không bắt buộc phải chỉ định Loại hồ sơ.

Send Email (Gửi email)

Hành động "Send Email' cho phép người dùng tạo các quy trình công việc sẽ gửi email dựa trên mẫu email được tạo sẵn.

Email sẽ được gửi từ Tài khoản Email hệ thống. Không thể gửi từ Email được chỉ định trong Hồ sơ người dùng. Đôi khi, Quy trình công việc chạy theo thời gian thiết lập sẵn của Trình lập lịch biểu mà không có bất kỳ người dùng nào đăng nhập.

Sử dụng hành động này có bốn loại người nhận khác nhau.

• Email: Điều này sẽ gửi một email đến một địa chỉ email cụ thể. Bạn phải chỉ định địa chỉ email và mẫu email.

• Related Field (Lĩnh vực liên quan): Thao tác này sẽ gửi email đến địa chỉ email chính được chỉ định trên bản ghi mô-đun liên quan. Trong trường hợp này, bạn phải chỉ định mô-đun liên quan (Từ danh sách thả xuống) và mẫu email.

• User (Người dùng): Điều này sẽ gửi email đến một địa chỉ email người dùng được chỉ định. Bạn phải chỉ định người dùng nhận và mẫu email.

Bước 4: Sau khi đã hoàn tất các cài đặt bạn nhấn để lưu lại.

Kiểm tra tiến trình

OpenWorkflow nâng cao cho phép người dùng kiểm tra các quy trình của bạn. Trong dạng xem chi tiết của từng hồ sơ quy trình công việc, có một bảng phụ được gọi là "Process Audit".

Điều này liệt kê tất cả các quy trình công việc đã được xử lý, bao gồm các chi tiết trên hồ sơ đã xử lý luồng, trạng thái của nó và ngày nó được tạo.

Bạn có thể xem thông tin này ở cấp độ cao hơn bằng cách nhấp vào nút 'View Process Audit' trong thanh hành động của module. Điều này sẽ hiển thị tất cả các quy trình đã chạy cho tất cả các hồ sơ quy trình làm việc.

Ví dụ

Danh sách khách hàng mục tiêu

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo quy trình công việc để thêm tài khoản là khách hàng vào Danh sách mục tiêu khi bản ghi được tạo hoặc sửa đổi.

1. Bắt đầu bằng cách điều hướng đến module Workflow và nhấp vào "Create WorkFlow" từ thanh bên.

2. Đặt tên cho quy trình công việc của bạn, chẳng hạn như 'Điền danh sách mục tiêu'.

3. Chọn "Accounts" làm module quy trình làm việc.

4. Đảm bảo KHÔNG chọn Repeated Runs (Chạy lặp lại) và Status là "Active" (điều này phải được thực hiện theo mặc định). Theo tùy chọn, bạn có thể thay đổi người được gán cho và thêm mô tả.

Conditions

1. Tạo một dòng điều kiện mới bằng cách nhấp vào .
2. Chọn "Type Account" từ Field thả xuống.

3. Giữ Operator là "Equal To" và Type là "Value".

4. Từ menu Value chọn "Customer".

Actions

Tạo một hành động mới bằng cách nhấp vào .

1. Chọn "Modify Record" từ danh sách thả xuống của Select Action.

2. Đặt tên cho hành động ở trường Name, ví dụ như 'Thêm vào danh sách mục tiêu'

3. Thêm một dòng mối quan hệ bằng cách nhấp vào nút .
4. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện phía trên nút "ADD RELATIONSHIP". Chọn mối quan hệ từ hộp thả xuống này. Trong trường hợp này, chúng chọn "Target Lists: Prospect List".

5. Nhấp vào nút mũi tên bên cạnh trường liên quan để chọn danh sách mục tiêu của bạn.

Để hoàn tất nhấn .