Hướng dẫn import dữ liệu vào phần mềm crm từ excel

1. HƯỚNG DẪN IMPORT DỮ LIỆU VÀO CRM

Thông thường khi triển khai CRM thì dữ liệu ban đầu đưa vào hệ thống sẽ được import từ file excel (phần này chỉ làm 1 lần đầu, từ đó về sau thì phát sinh khách hàng nào chúng ta nhập khách hàng đó trực tiếp trên CRM).

Phần này sẽ hướng dẫn các bạn import dữ liệu vào module Lead (khách hàng tiềm năng.

1.1. Chuẩn bị file import

Tải file mẫu import: Tại đây

Sau khi tải file về mở file excel lên và nhập các thông tin như đã note trong file excel.

Lưu ý: Format lại trường mobile, office Phone theo dạng text để nhập số điện thoại không bị mất số 0 ở đầu.

Sau khi nhập liêu xong thì xóa các cột ghi chú (tô màu vàng bên dưới đi)

Lưu file excel về dạng Unicode Text (UTF8): Lưu về dạng UTF8 để phần mềm có thể đọc được tiếng việt có dấu.

• Mở file excel lên vào file Save As và Browse

• Sau đó chọn Save as Type chọn Unicode Text

• Gõ lại tên cần lưu (thông thường là mặc định tên file excel, khi cần thay đổi thì gõ lại không thì để nguyên) và nhấn Save để lưu file về Unicode Text.

• Nhấn Yes để tiếp tục và tắt file excel đi.

• Nhấn Don’t Save để tiếp tục

Vô lại thư mục chưa file .txt vừa lưu lại trước đó (thông thường sẽ nằm chung với thư mục chứa file excel). Sau đó kích chuột phải vào file và Open With với Notepad

Sau đó vào File Chọn Save As:

Và chọn Encoding = UTF-8 và nhấn Save để lưu lại.

Nhấn Yes để lưu đề lên file .txt hiện tại và tắt file .txt đi.

1.2. Import vào CRM (Module Lead: Khách hàng tiềm năng).

Đăng nhập phần mềm CRM bằng ngôn ngữ tiếng anh. Tại màn hình đăng nhập chọn Ngôn ngữ tiếng anh trước rồi điền UserName và Password để đăng nhập hệ thống.

Từ màn hình giao diện sau khi đã đăng nhập thành công, đưa chuột vào Lead và chọn Import Lead

Kích chọn vào : Chọn tệp

Chọn thư mục chứa file .txt đã lưu trước đó ở bước trên và chọn file text (file có đuôi .txt): ví dụ ở đây là file “Lead_kh_tiem_nang_import_Sovigaz”.

Nhấn Next để tiếp tục

Nhấn vào "VIEW IMPORT FILE PROPERTIES" để tiếp tục

Chọn các giá trị như trong hình trên và nhấn Next để tiếp tục

Tiếp tục nhấn Next để tiếp tục (không cần làm gì ở màn hình này)

Tại màn hình này: màn hình bắt trùng khi import, thông thường là bắt trùng theo số điện thoại (Vì cơ chế bắt trùng là dòng nào vô trước là được trước nên file excel cũng cần được chuẩn hóa việc trùng này trước khi import, bước này chỉ là dùng để check lại và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu ).

Ví dụ file excel có 2 dòng bị trùng số điện thoại, dòng thứ nhất không có phần thông tin địa chỉ, dòng thứ 2 có thông tin địa chỉ thì khi import vào dòng thứ nhất sẽ vào hệ thống và dòng thứ 2 sẽ bị loại ra vì bị trùng (Vào trước thì được trước)

Kích chọn chuột vào trường “Mobile” và kéo bỏ qua cột bên trái

Sau đó nhấn "Import Now" để tiến hành import dữ liệu và chờ

Tại màn hình này nhấn Exit để hoàn thành việc import dữ liệu vào hệ thống

Nhấn Undo Import để hủy việc import

Nhấn import Again để import lại

Hiện thông báo

“ 9 records were created “ tức là 9 dòng dữ liệu được tạo ra.

" 6 rows were not imported due to error": Là 6 dòng dữ liệu bị lỗi "6 Duplicates Found": là 6 dòng dữ liệu bi trùng

Kích lần lượt vào các tùy chọn bên dưới để xem chi tiết lỗi

1.3 Xem chi tiết video hướng dẫn import

LONGPHATCRM_HƯỚNG DẪN IMPORT LEAD_KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG