HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MOBILE APP CRMONLINE CỦA LONG PHÁT CRM

CRM app mobile là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Đây là 1 hình thức sử dụng phần mềm CRM trên các thiết bị di động có kết nối Internet. Tương tự như phần mềm CRM trên máy tính, Mobile CRM thực hiện đầy đủ các chức năng từ quản lý dữ liệu khách hàng, quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng, báo cáo… Sử dụng app bằng cách đăng nhập với tài khoản đã được cung cấp bởi nhà phát triển phần mềm.

Cài đặt ứng dụng "CRMOnline"

Bước 1: Vào AppStore hoặc CHplay và tìm kiếm "CRMOnline

Bước 2: Chọn vào CRMOnline có biểu tượng . Sau đó nhấn vào nút "Cài đặt" hoặc biểu tượng để cài ứng dụng vào điện thoại của bạn.

Đăng nhập

Bước 1: Mở ứng dụng CRMOnline đã được cài đặt

Bước 2: Điền các thông tin để đăng nhập vào ứng dụng. Các thống tin đăng nhập sẽ được cung cấp bởi nhà phát triển phần mềm.

Bước 3: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn "Đăng nhập". Hệ thống sẽ hiển hiện giao diện chính của app mobile.

Hướng dẫn chung về tìm kiếm và lọc khách hàng

Có thể tìm kiếm khách hàng theo Tên khách hàng, Công ty, Email, Số di động bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm vào khung tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị những KHTN có từ khóa liên quan.

Ngoài ra bạn có thể tìm kiếm khách hàng theo thời gian.

Ô vuông góc trên bên trái dành cho người quản lí, check vào khi chỉ muốn xem khách hàng của chính mình, khi bỏ check để sẽ xem được tất cả các khách hàng của nhân viên khác.

Quản lý khách hàng tiềm năng (KHTN)

Tạo khách hàng tiềm năng

Bước 1: Tại TRANG CHỦ chọn "KH TIỀM NĂNG"

Bước 2: Nhấn nút "Tạo" để tạo KHTN mới

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin cho KHTN. Những trường có dấu là những trường bắt buộc phải nhập. Tương tự như phiên bản Website, phiên bản app mobile cũng sẽ bắt trùng khách hàng theo số điện thoại, email trong khi nhập dữ liệu khách hàng giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

Chọn sản phẩm / dịch vụ khách hàng tiềm năng đang quan tâm bằng cách nhập từ khóa liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ. Sau đó chọn vào sản phẩm/dịch vụ mà KHTN quan tâm.

Sau khi chọn sản phẩm/dịch vụ, hệ thống sẽ tự động mặc định các giá trị:

Tên cơ hội: tên thương vụ giao dịch được sinh tự động theo tên sản phẩm và số điện thoại của KHTN
Số tiền: Giá của sản phẩm/ dịch vụ cũng sẽ được điền tự động.

Bước 4: Sau khi đã điền đầu đủ thông tin KHTN, bạn nhấn nút "LƯU" để lưu lại thông tin khách hàng vừa tạo.

Khách hàng tiềm năng sau khi tạo sẽ được hiển thị trên danh sách KHTN.

Sửa khách hàng tiềm năng

Bước 1: Bạn tìm kiếm và chọn vào khách hàng tiềm năng muốn sửa đổi thông tin để xem chi tiết.

Bước 2: Sau khi chọn bảng THÔNG TIN CHI TIẾT sẽ xuất hiện tiếp tục chọn "Hành động" --> "Sửa KH Tiềm Năng"

Bước 3: Sau khi chọn sửa thông tin khách hàng sẽ hiển thị lên trang, lúc này bạn có thể tùy ý chỉnh sửa rồi chọn "LƯU" để lưu lại thông tin đã sửa đổi hoặc chọn "HỦY" khi bạn muốn giữ thông tin cũ.

Chăm sóc khách hàng tiềm năng

Sau khi tạo khách hàng tiềm năng, bạn có thể lên kế hoạch chăm sóc khách hàng tiềm năng như ghi lại cuộc gọi, tạo cuộc gặp khách hàng, tạo ghi chú đối với khách hàng.

Tạo cuộc gọi

Bước 1: Tìm kiếm và chọn vào khách hàng muốn tạo cuộc gọi để xem chi tiết. Sau đó kéo xuống và chọn dấu "+" ở phần Cuộc gọi.

Bước 2: Nhập thông tin để ghi lại Cuộc gọi

Nhập Thông tin để ghi nhận cuộc gọi

Nhập thông tin mô tả, tích vào ô tình trạng khi cuộc gọi đã được hoàn tất, chọn ngày và thời gian bắt đầu.

Đối với nhắc nhở bạn có thể chọn hiển thị thông báo hoặc chọn nhắc nhở qua email.

Những thông tin có dấu * đỏ đằng trước là yêu cầu bắt buộc nhập

Khi bạn tick vào ô Tình Trạng đồng nghĩa tình trạng đã hoàn thành, lúc này trạng thái của cuộc gọi là "Hoàn thành", ngược lại là "Lên kế hoạch"

Bước 3: Sau khi điền đầy đủ thông tin cho cuộc gọi, bạn nhấn "LƯU" để lưu lại hoặc nhấn "HỦY" để hủy bỏ.

Cuộc gọi sau khi lưu lại sẽ được hiển thị dưới phần cuộc gọi bao gồm mô tả, tình trạng và thời gian cuộc gọi như ảnh bên dưới.

Tạo cuộc gặp và ghi chú

Tạo cuộc gặp và tạo ghi chú tương tự như tạo cuộc gọi. Bạn cũng cần tìm kiếm và nhấn vào KHTN để xem thông tin chi tiết. Và nhấn vào dấu "+" ở phần cuộc gặp nếu muốn ghi lại cuộc gặp hoặc dấu "+"phần ghi chú nếu muốn ghi chú đối với KHTN này.

Sau đó điền các thông tin cho cuộc gặp hoặc ghi chú.

Các hoạt động sau khi lưu lại sẽ được hiển thị dưới subpanel theo hồ sơ KHTN đó.

Chỉnh sửa hoặc cập nhật hoạt động chăm sóc KHTN

Bước 1: Chọn khách hàng cần cập nhật nội dung hoạt động chăm sóc. Sau đó chọn vào hoạt động muốn cập nhật trạng thái hoặc chỉnh sửa.

Bước 2: Thay đổi thông tin muốn cập nhật. Sau đó nhấn "LƯU" nội dung hoạt động sẽ được cập nhật lại.

Hoạt động sau khi được cập nhật

Chuyển đổi khách hàng tiềm năng

Khi một KHTN có nhu cầu mua sản phẩm thì cần phải tiến hành chuyển đổi KHTN sang khách hàng.

Khi đã chuyển đổi KHTN sang khách hàng thì không thể chuyển đổi ngược lại.

Khách hàng có nhu cầu thường là những khách hàng đã được báo giá.

Bước 1: Tìm kiếm vào chọn vào KHTN muốn chuyển đổi để chuyển đến xem chi tiết thông tin. Sau đó nhấn nút "Hành động" và chọn "Chuyển đổi".

Bước 2: Sau khi nhấn "Chuyển đổi" hệ thống sẽ hiển thị thông báo hỏi xác nhận bạn có muốn chuyển đổi không. Chọn "Yes" khi bạn muốn chuyển đổi, nếu không muốn chuyển đổi bạn chọn "No".

Sau khi chuyển đổi KHTN thành công sang Khách hàng. Hệ thống sẽ tự động tạo:

Với khách hàng tổ chức (B2B) hệ thống tự động tạo:
- 1 khách hàng ( module account) với tình trạng "Phát sinh nhu cầu"
- 1 người liên hệ với thông tin đã nhập trước đó
- 1 cơ hội bán hàng với tình trạng "Tìm hiểu nhu cầu" với thông tin đã nhập trước đó
- Di chuyển toàn bộ các hoạt đông chăm sóc trước đó sang
Với khách hàng cá nhân (B2C) hệ thống tự tạo:
- 1 khách hàng ( module account) với tình trạng "Phát sinh nhu cầu"
- 1 cơ hội bán hàng với tình trạng "Tìm hiểu nhu cầu" với thông tin đã nhập trước đó
- Di chuyển toàn bộ các hoạt đông chăm sóc trước đó sang

Quản lý khách hàng

Tạo khách hàng và sửa khách hàng

Chi tạo khách hàng khi khách hàng thật sự có nhu cầu mua hàng. Tạo và sửa khách hàng sẽ tương tự như các bước để tạo và sửa khách hàng tiềm năng.

Lưu ý khi tạo Khách hàng:
Loại hình khách hàng: Chọn loại hình khách hàng bao gồm KH Tổ Chức (Khách hàng tổ chức) và KH cá nhân (Khách hàng cá nhân)
Tên khách hàng: Là tên công ty của khách hàng
Người liên hệ chính: Nhập tên khách hàng
Di động : Nhập di động cho khách hàng
Mô tả: Nhập mô tả cho khách hàng.

Tạo thêm cơ hội bán hàng

Chỉ tạo thêm cơ hội bán hàng mới khi khách hàng phát sinh nhu cầu mua thêm sản phẩm hay dịch vụ.

Để chọn sản phẩm hay dịch vụ cho cơ hội bán hàng bạn chỉ cần gõ từ khóa liên quan hệ thống sẽ hiển thị những sản phẩm hay dịch vụ có từ khóa đã nhập. Sau đó bạn nhấn vào để chọn.

Tình trạng sẽ có 5 lựa chọn là Tìm hiểu nhu cầu, Đề xuất báo giá, Thương lượng đàm phán, Chốt thắng, Chốt thua. Tùy thuộc vào tình trạng thực tế mà bạn lựa chọn cho phù hợp.

Điền các thông tin cho cơ hội bán hàng. Sau đó nhấn nút "LƯU" để lưu cơ hội bán hàng, hoặc nhấn nút "HỦY" để hủy bỏ.

Tạo liên hệ

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng cần tạo người liên hệ rồi kéo xuống cuối cùng nhấn vào dấu "+" ở phần "Liên hệ".

Bước 2: Nhập các thông tin cơ bản cho người liên hệ. Sau đó nhấn lưu để lưu lại thông tin của người liên hệ.

Người liên hệ sau khi được lưu sẽ được hiển thị ở phần "Liên hệ" theo hồ sơ của Khách hàng.

Sửa các hoạt động chăm sóc khách hàng

Để sửa các hoạt động chăm sóc khách hàng như Cuộc gọi, cuộc gặp, ghi chú, liên hệ,... Bạn chỉ việc tìm kiếm khách hàng muốn sửa đổi, sau đó chọn vào hoạt động muốn thay đổi hay cập nhật.

Khi chọn vào hoạt động hệ thống sẽ thiển thị một form chỉnh sửa, bạn thay đổi các thông tin cần sửa và nhấn "LƯU" hệ thống sẽ cặp nhật lại thông tin mới nhất, hoặc nhấn "HỦY" để giữ thông tin cũ.

Quản lý cơ hội bán hàng

Khi nhấn vào hệ thống sẽ hiển thị một danh sách bao gồm tất cả các cơ hội bán hàng đã được tạo trước đó. Để xem thông tin chi tiết cơ hội bán hàng bạn chỉ cần nhấn vào cơ hội đó, hệ thống sẽ hiển thị một bảng chi tiết thông tin.

Tại đây bạn cũng có thể tạo cơ hội bán hàng mới bằng cách nhấn vào nút "Tạo". Sau đó điền các thông tin cho cơ hội bán hàng muốn tạo.

Khi chọn "Sản phẩm / Dịch vụ" các trường "Tên cơ hội", "Giá trị cơ hội" sẽ được tự động điền dựa trên thông tin của sản phẩm hoặc dịch vụ đó.

Quản lý liên hệ

Khi nhấn vào mục "Liên hệ" hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả cá người hệ đã được tạo. Bạn có thế nhấn vào tên người liên hệ để xem thông tin chi tiết. Hoặc cũng có thể tạo người liên hệ mới bằng cách nhấn nút "Tạo".

Bạn sẽ không thể sửa thông tin người liên hệ ở đây.

Quản lý cuộc gọi, cuộc gặp

Tương tự như Cơ hội bán hàng và Liên hệ, Cuộc gọi và Cuộc gặp cũng là nơi quản lý tất cả các cuộc gọi và cuộc gặp đã được tạo từ KHTN và Khách hàng. Khi nhấn vào Cuộc gọi hoặc Cuộc gặp hệ thống sẽ hiển danh sách tất cả các cuộc gọi hoặc cuộc gặp đã được tạo.

Bạn cũng có thể tạo mới cuộc gọi và cuộc gặp tại đây bằng các nhấn vào nút "Tạo" và điền các thông tin cho cuộc gọi hoặc cuộc gặp và nhấn "LƯU" để lưu lại.

Nhắc nhở qua email: hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở về cuộc gọi hay cuộc gặp với thời gian bạn đã chọn.

Nhắc nhở thông báo: là chức năng cảnh báo chuông trên giao diện Web.

Quản lý công việc

Tạo công việc

Bước 1: Tại Trang chủ chọn "Công việc"

Bước 2: Nhấn nút "Tạo" để tạo công việc mới

Bước 3: Nhập các thông tin cho công việc

Chủ đề: Nhập Chủ đề cho công việc.

Ngày bắt đầu: Chọn ngày và giờ bắt đầu công việc.

Ngày kết thúc: Chọn ngày và giờ kết thúc công việc.

Tình trạng: Bạn có thể lựa chọn các tình trạng khác nhau như Mới, Đăng xử lí, Đã hoàn thành, Đang tạm hoãn hoặc Hoãn lại.

Ưu tiên: Sẽ có 3 mức độ để lựa chọn là Cao, Trung bình và Thấp.

Liên quan đến: Người dùng chọn đối tượng liên quan đến công việc như Khách hàng hoặc KH tiềm năng và chọn tên đối tượng cụ thể bằng cách nhập từ khóa liên quan để tìm kiếm.

Bước 4: Sau khi nhập thông tin cho công việc bạn chọn Lưu để lưu lại. Sau khi lưu công việc vừa tạo bảng chi tiết công việc sẽ xuất hiện.